Política de Tratamiento de Datos

KARELUNA ha establecido esta política de privacidad y protección de datos personales para regular la recopilación, almacenamiento, administración y protección de la información recibida de clientes, proveedores, consumidores, contratistas, deudores, acreedores, empleados y partes relacionadas. Para los efectos de esta política, se considerarán los siguientes puntos:

DEFINICIONES:

  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable del tratamiento de los datos personales, puesto a disposición del usuario para informarle sobre el tratamiento de su información, incluyendo el acceso a la política y sus finalidades.

  • Autorización: Consentimiento previo y expreso del usuario para el tratamiento de sus datos personales.

  • Base de Datos: Conjunto de todos los datos personales autorizados por los usuarios y sometidos al tratamiento establecido en esta política.

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o asociada a un usuario.

  • Dato privado: Información de naturaleza íntima o reservada, relevante solo para el usuario.

  • Datos sensibles: Informaciones que afectan la privacidad del usuario o cuyo uso indevido puede generar discriminación, incluyendo origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual y biometría.

  • Responsable del tratamiento: Para los efectos de esta política, es KARELUNA, quien gestionará los datos personales de los usuarios conforme a la legislación vigente.

  • Encargado del tratamiento: Persona física designada por KARELUNA para la gestión de los datos personales.

  • Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos y que, voluntariamente, autorizó a KARELUNA a tratarlos.

  • Tratamiento: Cualquier operación realizada con los datos personales, como recopilación, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización o eliminación.

PRINCIPIOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

KARELUNA respeta la privacidad de todas las personas que proporcionan su información personal a través de los canales establecidos. La empresa garantiza mecanismos seguros de almacenamiento, procesamiento y uso de los datos, conforme a las regulaciones actuales de protección de información y privacidad.

Sin embargo, KARELUNA no se responsabiliza por accesos indebidos de terceros a la base de datos o por fallas técnicas en el almacenamiento de la información.

Los datos proporcionados por el titular deben ser claros, verídicos, verificables y exactos para garantizar la confiabilidad del tratamiento.

La confidencialidad de los datos es un principio fundamental de esta política, y todos los empleados con acceso a la base de datos deben mantener sigilo absoluto.

Los datos solo podrán ser tratados con autorización previa y expresa del titular, excepto en los siguientes casos:

  • Informaciones exigidas por entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

  • Datos de naturaleza pública;

  • Casos de urgencia médica o sanitaria;

  • Tratamiento autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recopilados serán incluidos en una base de datos y utilizados para los siguientes fines:

  • Registro de clientes y proveedores en los sistemas de la empresa;

  • Informar sobre nuevos productos o servicios;

  • Cumplimiento de obligaciones contractuales con clientes, proveedores y empleados;

  • Comunicación eficiente sobre productos, servicios, promociones, estudios, concursos y contenidos de KARELUNA y sus empresas asociadas;

  • Prestación de servicios y suministro de productos;

  • Divulgación de lanzamientos y cambios en los productos o servicios;

  • Evaluación de la calidad del servicio;

  • Realización de estudios sobre hábitos de consumo;

  • Consulta, procesamiento y transferencia de información a centrales de riesgo.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos de menores de edad se realizará con estricto respeto a sus derechos, conforme a la legislación vigente y decisiones de la Corte Constitucional sobre el tema.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

KARELUNA recopila datos biométricos, como grabaciones de cámaras de seguridad, fotografías e impresiones digitales. El tratamiento de esta información se realizará con el objetivo de mejorar los procesos de la empresa y estará en conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25.

DERECHOS Y DEBERES

3.1 Derechos del Titular

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Acceder, actualizar y rectificar sus datos;

  • Solicitar prueba de autorización para el tratamiento de sus datos;

  • Ser informado sobre el uso de su información personal;

  • Presentar quejas a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de violación de la legislación;

  • Revocar la autorización y solicitar la eliminación de los datos, si los principios legales no son respetados;

  • Acceder gratuitamente a sus datos personales almacenados.

3.2 Deberes del Responsable del Tratamiento

KARELUNA se compromete a:

  • Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data;

  • Solicitar y almacenar la autorización del titular;

  • Informar sobre la finalidad del tratamiento de los datos;

  • Proteger los datos contra alteración, pérdida y acceso no autorizado;

  • Mantener la información siempre actualizada;

  • Rectificar datos incorrectos;

  • Informar sobre cualquier incidente de seguridad que comprometa los datos de los titulares;

  • Atender consultas y reclamos dentro de los plazos legales.

3.3 Deberes del Encargado del Tratamiento

  • Garantizar el ejercicio del hábeas data;

  • Proteger la información contra alteración, pérdida y acceso no autorizado;

  • Actualizar, corregir o eliminar datos siempre que sea necesario;

  • Registrar reclamos en curso en los sistemas internos;

  • Permitir acceso solo a personas autorizadas;

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre incidentes de seguridad.

ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

El área responsable del tratamiento de datos es el Departamento de Marketing.

Los titulares podrán consultar su información a través de los contactos indicados en el aviso de privacidad, disponible en el sitio web de la empresa.

Las solicitudes serán respondidas en un plazo máximo de 7 días hábiles. Si no es posible atender en este plazo, se otorgará un plazo adicional de 3 días hábiles.

Para corrección, actualización o eliminación de datos, los titulares deben seguir el siguiente procedimiento:

  1. Enviar una solicitud con identificación, descripción del problema y documentos de soporte.

  2. Si la solicitud está incompleta, la empresa solicitará complementación en un plazo de 5 días hábiles. Si el titular no responde en 2 semanas, la solicitud será archivada.

  3. Si la empresa no es responsable del tratamiento de los datos, remitirá la solicitud a la entidad competente en 7 días hábiles.

  4. La empresa registrará la solicitud como "Reclamo en Curso" en el sistema y resolverá el caso en un plazo máximo de 10 días hábiles. Si necesita más tiempo, informará al titular y podrá prorrogar el plazo por 3 días hábiles.

  5. Si la respuesta no es satisfactoria, el titular podrá recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

Esta política de protección de datos personales entró en vigor el 15 de marzo de 2019.